ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES 

• Razón Social: SURAMERICA COMERCIAL S.A.S. 
• NIT: 900943243-4 
• Dirección: Av. 3 # 57 Norte – 30, Cali, Valle del Cauca, Colombia. 
• Correo Electrónico: protecciondedatos@dollarcity.com 
• Página Web: www.dollarcity.com/colombia/privacidad 
• Teléfono: +57(2) 3876000. 

1. ¿QUIÉNES SOMOS? 
   
   
   Somos SURAMERICA COMERCIAL, empresa colombiana dedicada a la comercialización de diversos artículos para el hogar, oficina, mascotas, productos especiales de temporada, entre otros. Es nuestro deber proteger los datos personales que reposan en nuestras bases de datos y archivos, por esta razón nos comprometemos a: i) cumplir en todo momento la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, la “LEPDP”, y sus decretos reglamentarios; ii) garantizar en todo momento el ejercicio de los derechos de Habeas Data de todos los titulares de información personal que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos; iii) desarrollar controles y medidas técnicas, legales y organizacionales, tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos que SURAMERICA COMERCIAL ostente la calidad de Responsable del Tratamiento.
   
   
2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
   
   El presente documento explicará el enfoque de SURAMERICA COMERCIAL frente al tratamiento de datos personales, el tipo de datos que tratamos y las condiciones en que se custodiarán. SURAMERICA COMERCIAL se encuentra comprometida a cumplir en todo momento con la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el ejercicio de sus derechos de habeas data.
    
   
3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS. 
   
   
   Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, SURAMERICA COMERCIAL le ayuda a identificar términos de uso frecuente en este documento, que se definen a continuación: 
    
   a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
   b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 
   c. Consentimiento del Titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información. 
   d. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
   e. Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.). 
   f. Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. 
   g. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. 
   h. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 
   i. Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
   j. Encargado del Tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento. 
   k. Habeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. 
   l. LEPDP: Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales 
   m. Protección de Datos de Carácter Personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero. 
   n. Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. 
   o. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. 
   p. Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal. 
   q. Titular de los Datos Personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero. 
   r. Finalidad Legítima: Serán las finalidades para las que SURAMERICA COMERCIAL tratará tus datos personales, así como la base jurídica que legitima a SURAMERICA COMERCIAL para el tratamiento de los datos personales suministrados en cada una de las finalidades indicadas en este documento.
   
   
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES: 
   
   
   SURAMERICA COMERCIAL se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, seguridad, confidencialidad, calidad y disponibilidad de tus datos personales; durante el tiempo que los tratemos, garantizaremos la aplicación de los principios generales establecidos en la LEPDP:
    
   a. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual SURAMERICA COMERCIAL, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
   b. Principio de Finalidad: SURAMERICA COMERCIAL aplicará tratamiento a sus datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
   c. Principio de Libertad: SURAMERICA COMERCIAL sólo tratará sus datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles.
   d. Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales que trate SURAMERICA COMERCIAL, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
   e. Principio de Transparencia: SURAMERICA COMERCIAL, garantiza que en cualquier momento y sin restricciones, podrás obtener información acerca de la existencia de los datos que a ti te conciernen.
   f. Principio de Acceso y Circulación Restringida: SURAMERICA COMERCIAL se compromete a que el tratamiento de tus datos personales se realizará por entidades que haya autorizado y/o por las personas previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
   g. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de SURAMERICA COMERCIAL, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   h. Principio de Confidencialidad: SURAMERICA COMERCIAL se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de tus datos personales que no sean públicos, se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
   i. Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio comporta para SURAMERICA COMERCIAL una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.
5. CAMBIOS EN LA POLÍTICA. 
   
   
   SURAMERICA COMERCIAL informa que en el evento de introducir cambios en la presente política, éstos se publicarán en su sitio web www.dollarcity.com/colombia/privacidad, con el fin de mantenerle informado(a) y actualizado(a) sobre las condiciones de uso de sus datos. Si no está de acuerdo con los cambios que se realicen, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data a través de los canales establecidos en el numeral 20 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR”, del presente documento.
    
6. CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA. 
   
   
   SURAMERICA COMERCIAL informa que mediante su consentimiento, libre, previo, expreso e informado, nos legitima para que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, transferidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en el numeral 9 “FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A SUS DATOS PERSONALES”, del presente documento. En cualquier momento podrá revocar su consentimiento siempre que sea legal y contractualmente permitido; para esto ten presente el procedimiento que mencionamos en el numeral 20 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR”, del presente documento y aporta una copia de tu documento de identificación (cédula) con el fin de acreditar tu identidad.
7.  LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 
   
   
   SURAMERICA COMERCIAL solo podrá capturar, almacenar, usar y en general tratar tus datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Lo anterior, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, SURAMERICA COMERCIAL procederá a la supresión de tus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
8. DEBERES DE SURAMERICA COMERCIAL FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 
   
   
   SURAMERICA COMERCIAL conoce que sus datos personales son de su propiedad, por lo cual haremos uso de los mismos, únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por ti, o por la Ley. SURAMERICA COMERCIAL como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
    
   a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
   b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
   c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
   d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
   e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
   f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
   g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
   h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
   i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
   j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
   k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
   l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
   m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
   n. Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
   o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
    

    

9. INFORMACIÓN CAPTADA POR SURAMERICA COMERCIAL. 
   

    
   SURAMERICA COMERCIAL te informa que la captura de datos personales se llevará a cabo de las siguientes formas:
    
   a. De manera personal: Cuando acuda a nuestra sede administrativa en la ciudad de Cali o cualquiera de nuestras agencias a nivel nacional.
   b. De manera directa: Cuando nos autoriza a tratar tus datos mediante los formatos físicos y/o electrónicos, por vía telefónica, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o cualquier medio conocido o por conocerse que SURAMERICA COMERCIAL haya puesto a disposición para tal fin.
   c. Indirecta: De cualquier fuente pública de información permitida por las leyes. 
    
   Los datos personales captados o que captará SURAMERICA COMERCIAL pueden incluir sin limitarse a:

   DATOS PERSONALES QUE PODRÍAMOS TRATAR EN CUMPLIMIENTO DE NUESTRAS OBLIGACIONES LEGALES, CONTRACTUALES O POR LEGÍTIMO INTERÉS
   DATOS DE IDENTIFICACIÓN	Nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, firma, CC, CE, RUT, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, estado civil, sexo, imagen, dirección de IP.
   DATOS LABORALES	Cargo, empleador, domicilio, correo electrónico corporativo, teléfono del trabajo, salario, sanciones, licencias, EPS, aportes, historial en la compañía, y en general cualquier información que repose en la historia laboral etc.
   DATOS PATRIMONIALES	Información tributaria, historial crediticio, cuentas bancarias, ingresos y egresos, información de consumos, situación de solvencia, etc.
   DATOS ACADÉMICOS	HV, trayectoria académica, títulos, certificados, condición de estudiante, calificaciones, etc.
   LOS DATOS DE TIPO SENSIBLE SERÁN TRATADOS SIEMPRE Y CUANDO NOS ENCONTREMOS AUTIORIZADOS POR LA LEY O CONTEMOS CON LA AUTORIZACIÓN, PREVIA, EXPLICITA E INFORMADA DEL TITULAR
   DATOS IDEOLÓGICOS	Creencias religiosas, afiliación política, sindical, pertenencia a organizaciones de la sociedad civil, asociaciones religiosas, etc.
   DATOS DE SALUD	Estado de salud física y mental, historial clínico, enfermedades, información relacionada con cuestiones de carácter psicológico, psiquiátrico, incapacidades, etc.
   CARACTERÍSTICAS PERSONALES Y FÍSICAS	Tipo de sangre, huella digital, altura, peso, discapacidades, color de piel, iris, señales particulares, etc.
   VIDA Y HÁBITOS SEXUALES	Origen étnico y racial, orientación sexual, análisis de perfiles, etc.

   
   
10. FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A TUS DATOS PERSONALES.
     

    FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE REPOSAN EN NUESTRAS BASES DE DATOS Y ARCHIVOS.

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Cumplimiento de obligaciones legales.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es uno de los titulares cuyos datos se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, te informamos que tus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:  En caso de cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos, informar a los titulares, de acuerdo con lo mencionado anteriormente.  Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto disposición SURAMERICA COMERCIAL para hacer ejercicio del derecho de Habeas Data.  Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.  Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

    
    

    FINALIDADES APLICABLES A NUESTROS CLIENTES

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Cumplimiento de obligaciones legales. Legítimo interés. Sus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales, cumplir con las ordenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es prospecto o cliente de los productos y servicios que ofrece SURAMERICA COMERCIAL le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:  CLIENTES  Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados.  Llevar a cabo análisis de datos con el fin de comprender mejor sus preferencias, de modo que podamos asegurarnos de poder brindarte productos y servicios personalizados.  Enviarle vía SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales información de su estado de cuenta y/o productos o servicios contratados con SURAMERICA COMERCIAL.  Llevar a cabo actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones financieras como usuario de nuestros servicios.  Enviar la factura electrónica.  Distribuir y responder encuestas para que califique el servicio prestado.  Brindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, invitaciones especiales, y en general enviarte publicidad digital de los programas y servicios de SURAMERICA COMERCIAL mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS) y servicios de mensajería instantánea.

    
    

    FINALIDADES APLICABLES A LOS CANDIDATOS A UN PUESTO O VACANTE AL INTERIOR DE SURAMERICA COMERCIAL.

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Interés legítimo. En lo que concierne a los candidatos a vacantes al interior de SURAMERICA COMERCIAL te informamos que tus datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán tratados para adelantar el proceso de reclutamiento y selección. Igualmente, tus datos serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre de cada uno de los titulares, la cual se conservará por un máximo de SEIS (6) meses. Una vez cumplido este término, la información será eliminada o suprimida.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es candidato(a) a un puesto o vacante o cliente en SURAMERICA COMERCIAL le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación: Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante SURAMERICA COMERCIAL. Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección. Contrastar tus datos con las referencias laborales y personales aportadas de tu parte.

 

FINALIDADES APLICABLES A LOS COLABORADORES.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Cumplimiento de obligaciones legales. Interés legítimo. Utilizamos tus datos para mantener y actualizar nuestros registros en relación a tu calidad de colaborador(a), celebrar contratos o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Tus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las ordenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Si usted es un(a) empleado(a) en SURAMERICA COMERCIAL le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:    Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante SURAMERICA COMERCIAL  Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de SURAMERICA COMERCIAL  Incorpora sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de LA EMPLEADORA en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.  Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que SURAMERICA COMERCIAL, cumpla su deber como empleador.  Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a SURAMERICA COMERCIAL, como causa del vínculo contractual laboral. Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado. Disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.). Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.

FINALIDADES APLICABLES A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Cumplimiento de obligaciones legales. Interés legítimo. Podemos procesar tus datos cuando sea necesario para actualizar nuestros registros en relación a tu calidad de proveedor o contratista, celebrar un contrato, la correcta prestación de tus servicios al interior de SURAMERICA COMERCIAL o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Tus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las ordenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Si usted es un proveedor o contratista en SURAMERICA COMERCIAL le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:  Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista de SURAMERICA COMERCIAL  Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita a SURAMERICA COMERCIAL, identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.  Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos  Gestionar los datos del PROVEEDOR o CONTRATISTA para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas SURAMERICA COMERCIAL  Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con EL PROVEEDOR.  Transferir información a autoridades administrativas que requieran en razón de sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

VIDEOVIGILANCIA

¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Interés legítimo. La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia realizada por SURAMERICA COMERCIAL tiene como objetivo general garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en nuestras sedes y plantas en el territorio nacional. Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de SURAMERICA COMERCIAL serán sometidas al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial sus principios rectores.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

La grabación a través de Circuitos Cerrados de Televisión, en adelante CCTV, está activa en nuestra sede administrativa y en las agencias a nivel nacional. Dichas grabaciones se capturan y procesan en los intereses legítimos de:    La seguridad de nuestros clientes y visitantes.  La seguridad y protección de nuestro personal  La seguridad y protección de nuestros puntos de venta.  La protección contra, detección y evidencia de actividades delictivas.  La reducción de pérdidas de la empresa y las discrepancias de inventario.  Como regla general, no divulgaremos esta información a terceros, a menos que sea necesario que la proporcionemos a las autoridades y fuerzas del Estado, previa orden judicial o administrativa.

11.       TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 

SURAMERICA COMERCIAL solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias: 

a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; 
d. El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensible.

En adición a lo anterior, SURAMERICA COMERCIAL cumple con las siguientes obligaciones: 

 a. Informarte que por tratarse de datos sensibles no estás obligado a autorizar su tratamiento.

b. Informarte de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener tu consentimiento explícito.
c. No condicionar ninguna actividad a que nos suministres datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 

 

12. TRATAMIENTO DE DATOSDENIÑAS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

SURAMERICA COMERCIAL solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la LEPDP y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 

a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

 Cumplidos los anteriores requisitos, SURAMERICA COMERCIAL exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. 

SURAMERICA COMERCIAL y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013. 

 

13. TRANSMISIÓNDEDATOSPERSONALESATERCEROS. 

 SURAMERICA COMERCIAL no entregará tus datos personales a otras entidades sin antes obtener tu previo consentimiento, salvo que: 

a. La transmisión de tus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones legales, regulatorias o contractuales; 
b. Exista tu autorización expresa para hacerlo;
c. Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; 
d. Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios en nombre de SURAMERICA COMERCIAL o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
e. Sea requerido o permitido por la ley. 

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de tus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte tuya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 con por lo menos lo siguiente: 

a. Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
b. Las actividades que el encargado deberá realizar por cuenta de SURAMERICA COMERCIAL para el tratamiento de los datos personales. 
c. Las   obligaciones   del   encargado   con respecto al titular y SURAMERICA COMERCIAL.
d. La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y procedimientos de SURAMERICA COMERCIAL.
e. La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
f. La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
g. La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
h. La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. 

14.  PROTECCIÓNDEDATOSENLOSCONTRATOS. 

En los contratos laborales, SURAMERICA COMERCIAL ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales SURAMERICA COMERCIAL tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de servicios tercerizados. En estas cláusulas, se hará mención de la presente política y su ubicación en el sitio web www.dollarcity.com/colombia/privacidad para su respectiva consulta. 

En los contratos de prestación de servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, se incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por SURAMERICA COMERCIAL y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la LEPDP y el decreto reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento. 

Por su parte, SURAMERICA COMERCIAL al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales. 

15. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES 

Se considera una transferencia internacional o a terceros países cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia. 

En conformidad al artículo 26 de LEPDP, SURAMERICA COMERCIAL no realizará transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la LEPDP exige a sus destinatarios. 

Sin embargo, SURAMERICA COMERCIAL estará facultado para realizar transferencia internacional de datos personales, independientemente del país destino, cuando se trate de: 

 a.Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; 
b. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c.Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

16. SEGURIDAD. 

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, SURAMERICA COMERCIAL cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas. 

SURAMERICA COMERCIAL mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. 

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a SURAMERICA COMERCIAL cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, SURAMERICA COMERCIAL comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

17. CONFIDENCIALIDAD. 

Tus datos personales obtenidos por SURAMERICA COMERCIAL, a través de cualquier formato (físico o electrónico), contrato, comunicación (física o electrónica), serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable. 

 18. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE. 

a. Del Derecho de Acceso: SURAMERICA COMERCIAL te garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012 como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de tu identidad como titular, legitimidad, o personalidad de tu representante, poniendo a disposición tuya, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 

b. Del derecho de consulta: Como titular podrás consultar tu información de carácter personal que repose en cualquier base de datos o archivo de SURAMERICA COMERCIAL. En consecuencia, te garantizamos el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, suministrándote la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo nuestro control. SURAMERICA COMERCIAL establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

c. Del derecho de Reclamo: Como titular puedes presentar un reclamo si consideras que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertas el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrás presentar reclamación de manera directa a SURAMERICA

 

d. Del derecho a la rectificación y actualización de datos: SURAMERICA COMERCIAL se obliga a rectificar y actualizar la información personal que corresponda a personas naturales, de acuerdo con tu solicitud, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, SURAMERICA COMERCIAL tendrá en cuenta lo siguiente: 

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debes indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale tu petición. 
2. SURAMERICA COMERCIAL tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de tu derecho, siempre y cuando te beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso. 

 

e. Del derecho a la supresión de datos: Como titular tienes el derecho en todo momento, a solicitar a SURAMERICA COMERCIAL la supresión (eliminación) de tus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: 

1. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 
2. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 
3. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. 
4. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SURAMERICA COMERCIAL. 

 

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y SURAMERICACOMERCIAL como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 
4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 

 

f. Del derecho a revocar la autorización: Como titular puedes revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SURAMERICA COMERCIAL, ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que te permiten revocar tu consentimiento En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: 

1. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que SURAMERICA COMERCIAL dejará de tratar por completo tus datos personales. 
2. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, SURAMERICA COMERCIAL suspenderá parcialmente el tratamiento de tus datos personales. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 

 

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y SURAMERICA COMERCIAL como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: 

 

1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 
4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 

19. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR ¿CÓMO PUEDES EJERCER TUS DERECHOS? 

Además de nuestra promesa de privacidad, tus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP, y por esa razón SURAMERICA COMERCIAL se compromete a garantizarte como titular de información personal, tu derecho fundamental de protección de datos. Como titular en cualquier momento podrás consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de tus datos, dirigiendo tu consulta o reclamo a los canales que se establecen a continuación: correo electrónico protecciondedatos@dollarcity.com o el envío de una comunicación escrita dirigida a nuestro Oficial de Protección de Datos a la Av. 3 # 57 Norte – 30, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Indicar o comunicar en el asunto: “Consulta o Reclamo Ley Estatutaria 1581 de 2012”. 

a) Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el titular. No obstante, éste podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición. 

b) No se exigirá ningún valor o prestación económica por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013) 

 20. FORMAS DE EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA ANTE SURAMERICA COMERCIAL. 

a) A nombre propio: Como titular de tus datos personales puedes ejercer tu derecho directamente realizando el reclamo en relación con los datos almacenados en bases de datos y/o archivos de SURAMERICA COMERCIAL y tendrás derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada. 

b) A través de apoderado: Como titular de tus datos personales puedes ejercer tu derecho a través de un apoderado. Para estos efectos, debes adjuntar copia del poder con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. 

c) Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal. 

 21. VIGENCIA. 

Tus datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad que los capturamos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, 

y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, SURAMERICA COMERCIAL procederá a la suspensión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. 

La presente Política entra en vigencia a partir de 6 de septiembre de 2019 y reemplaza la anterior que se encontraba vigente desde el 30 de septiembre de 2017. 

 22. INFORMACIÓN DE CONTACTO. 

Si tienes alguna pregunta sobre esta política, debes comunicarte con el oficial de protección de datos personales a través de los siguientes canales: 

a. Domicilio Principal: Av. 3 # 57 Norte – 30, Cali, Valle del Cauca 
b. Correoelectrónico: protecciondedatos@dollarcity.com 

 

23. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS  

El presente documento ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos: 

a. Constitución Política de Colombia
b. Ley 1581 de 2012.
c. Decreto 1377 de 2013.
d. Ley 1273 de 2009.

  

SURAMERICA COMERCIAL S.A.S.